7 stappen voor hybride werken in 2022
Hybride werken kun je niet zomaar op z’n beloop laten. Wat is er voor nodig om in 2022 thuiswerk en kantoorwerk succesvol te combineren? Volg deze 7 stappen:
-
Laat je werknemers meedenken
Hybride werken komt vaak voort uit de wens van je werknemer. Als werkgever probeer je rekening te houden met de wensen van je mensen.
Natuurlijk moet dit wel mogelijk zijn. Je kunt misschien niet alle werknemers tevreden stellen. Probeer het in ieder geval in goed overleg te doen. Vraag je werknemers naar slimme oplossingen. Dat stimuleert ze om mee te denken en is vaak heel nuttig voor een betere bedrijfsvoering.
-
Zorg voor een ergonomische thuiswerkplek
Volgens de Arbowet moet je als werkgever elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Ook de thuiswerkplek.
Je moet (laten) checken of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Denk onder meer aan een bureau en bureaustoel op de juiste hoogte.
Als werkgever kun je de nodige werkmiddelen voor thuiswerken aanschaffen of vergoeden. Dit kun je grotendeels belastingvrij doen binnen de werkkostenregeling (WKR). Ook moet je werknemers voorlichting geven over de risico’s van thuiswerken.
-
Maak duidelijke afspraken
Om misverstanden en potentiële arbeidsconflicten te voorkomen, moet je duidelijke afspraken maken over hybride werken. Dat is ook belangrijk voor je werknemers.
Geef bijvoorbeeld aan wat de verwachtingen zijn qua bereikbaarheid en in welke gevallen werknemers op kantoor moeten zijn. Leg alle afspraken vast in een thuiswerkovereenkomst en laat je werknemers tekenen voor akkoord.
-
Regel de juiste communicatiemiddelen
Natuurlijk moeten je werknemers hun werk goed kunnen doen. Daar horen in ieder geval bepaalde communicatiemiddelen bij. Denk aan een smartphone en/of laptop van de zaak.
Misschien gebruik je al een systeem voor videobellen of videoconferencing, zoals FaceTime, Skype, Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Je kunt dit soort tools prima inzetten voor hybride werken.
Zorg dat je werknemers regelmatig videobellen. Videobellen heeft de voorkeur boven gewoon bellen, omdat je dan beter de emoties kunt waarnemen. Je kunt ook makkelijker documenten en presentaties met elkaar bekijken en bespreken.
-
Zorg voor regelmatige afstemming
Een van de meest gehoorde klachten van mensen die veel thuiswerken, is het gebrek aan sociale contacten en een verlies van verbondenheid. Wat kun je daartegen doen?
Als leidinggevende kun je een belangrijkste rol spelen, namelijk die van verbinder. Blijf verbonden via alle communicatiemiddelen die er zijn. Al bel je elke dag even kort met je werknemers, het draagt enorm bij aan het teamgevoel.
Daarnaast is het belangrijk om regelmatig te vergaderen met je team, op afstand of op kantoor. Zorg voor een vaste structuur van werkoverleg binnen je bedrijf. Zo voorkom je dat iedereen op zijn eigen eilandje werkt.
-
Benut de belastingvrije thuiswerkvergoeding in 2022
Werknemers die thuiswerken maken vaak extra kosten. Bijvoorbeeld voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Hoe kun je dit compenseren?
Vanaf 1 januari 2022 mag je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal 2 euro per dag. Ook als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Er zijn wel enkele regels aan verbonden. Lees meer over de thuiswerkvergoeding 2022.
-
Blijf je werknemers motiveren
Naast de dagelijkse gang van zaken, moet je ook de motivatie van je werknemers in het oog houden. Let er goed op of ze nog werkplezier hebben en probeer dat te stimuleren.
Blijf ook regelmatig in gesprek over persoonlijke groei en ambitie. Je kunt prima een functioneringsgesprek via video doen. Vraag je werknemer hoe de hybride vorm van werken bevalt en wat jij kunt doen om het nog te verbeteren.
Help werknemers ook hun grenzen te bewaken. Wees duidelijk over de verwachtingen, bijvoorbeeld over wanneer het werk erop zit. Met die aandacht en duidelijkheid kun je werknemers motiveren en hybride werken tot een succes maken.
